Welche Informationen sollten Sie wann von Ihrem Lieferanten für Kosmetikverpackungen anfordern?

Einkäufer müssen Anfragen an ihre Lieferanten senden, um Informationen über ihre Waren oder Dienstleistungen bereitzustellen. Die von den Lieferanten erhaltenen Informationen müssen in formale Vertragsbedingungen übersetzt werden, bevor es zu einem Vertrag kommen kann. Im Folgenden werden die drei Arten von Informationsanfragen sowie die unterschiedlichen Situationen für was und wann angefordert werden soll erläutert.

Informationsanfragetypen

Informationsanfrage (RFI)
Ausschreibung (RFP)
Angebotsanfrage (RFQ)

Informationsanfrage

Ein RFI repräsentiert das Interesse des Käufers an Marktinformationen über Alternativen und Möglichkeiten. Dies ist die Anfrage, in der der Käufer in der Regel die Lieferanten nach den Arten von Waren und Dienstleistungen fragt, die sie erbringen können und die sie von den Wettbewerbern unterscheiden. Hier sind RFI-Beispiele für Kosmetikverpackungen:

Einrichtungen und Finanzen
Lieferungsmarktlogistik und -dynamik
alternative Preisstrategien
Produktbeschreibungen und Funktionen
Trends, die Lieferanten und Wettbewerber betreffen

Dieser Antrag enthält keine Absichtserklärung zur Unterzeichnung eines Vertrages. Zugleich müssen Einkäufer bedenken, dass Lieferanten in der Regel nur dann auf eine zeitaufwändige Ausschreibung reagieren, wenn sie erwarten, dass der Prozess in Richtung einer Ausschreibung oder Anfrage fortgesetzt wird.

In der Regel ist die RFI-Phase ein Signal an den Lieferanten, dass der Käufer glaubt, zu wissen, was er will, aber tiefere Informationen sammeln muss, ohne eine formelle Verpflichtung einzugehen. In der Regel führt dies zu den Phasen RFP und RFQ, da der Einkäufer die Auswahl der Lieferanten nach eingehenden Bewertungen bereits eingeschränkt hat.

Ausschreibung für Angebote

Sobald der Einkäufer ein Verständnis für den Markt entwickelt und eine Arbeitserklärung erstellt hat, die auch die Leistungsanforderungen enthält, gibt er ein RFP heraus. Diese Anforderung kann Anforderungen an die Festigkeit, Flexibilität und Feuerbeständigkeit erfüllen, ohne zu betonen, woraus Materialien hergestellt werden. Diese Anfrage bezieht sich manchmal auf nicht standardisierte oder hochkomplexe Artikel, die eine Lieferantenberatung erfordern können.

Der Lieferant antwortet mit detaillierten Informationen darüber, wie die Bedürfnisse des Einkäufers zu bestimmten Preisen erfüllt werden. Dann bewegt sich der Ball zurück in das Spielfeld des Auftraggebers, was zu Anforderungsänderungen und anschließenden Verhandlungen über genaue Konditionen führt. Die RFP-Phase spiegelt ein deutlicheres Interesse des Käufers wider, der lediglich konkretere Informationen über Preise und Lieferantenzuverlässigkeit benötigt.

Hier sind Beispiele für Details, die in Angeboten verwendet werden:

Leistungskennzahlen
Anweisungen für die Beantwortung von Fragen
Fälligkeiten
technische und ausbildungstechnische Aspekte
Ansprechpartner für weitere Fragen

Angebotsanfrage

Die letzte Phase des Prozesses, der zur Kontaktaufnahme führt, ist die Angebotsanfrage, die der Käufer ausgibt. Sie wird erstellt, sobald er bereit ist, eine Leistungsbeschreibung zu besprechen, die die genauen Spezifikationen der erforderlichen zu kaufenden Waren oder Dienstleistungen enthält. Die Ausschreibung, die sich an die Angebotsbewertungen anschließt, kann die Ausschreibung begleiten und erfordert in der Regel keine detaillierten Verhandlungen.

RFQs eignen sich aufgrund der hohen Anforderungen an die Spezifikation gut für die Beschaffung von Standard- oder bekannten Artikeln in der Branche. Der Einkäufer stellt dann die Antworten des Lieferanten zusammen und stellt die Informationen in eine vertragliche Form und stellt eine formelle Angebotsanfrage. Es darf nur an einen Lieferanten geschickt werden oder es können mehrere Lieferanten an einer Ausschreibung beteiligt sein.

Letztendlich ist die Endphase die Vertragsverhandlung zwischen dem Käufer und dem Lieferanten. Der Vertrag regelt die Einzelheiten der Verantwortlichkeiten des Käufers, wie z.B. Zahlungsbedingungen oder die Art und Weise, wie die Vereinbarung ausgeführt wird. Einige Verträge haben mehrere Zahlungs- und Nichtzahlungsvereinbarungen. Hier sind Beispiele für Positionen in Angebotsanfragen:

Mengen und Volumen
Lieferanforderungen
Personalqualifikationen und Kompetenzniveaus

Die Vertragsbedingungen werden in der Regel zwischen Käufer und Verkäufer ausgehandelt. Festpreisverträge legen fest, was der Käufer ungeachtet der Ausführungskosten zahlen muss. In diesem Szenario kann ein fester Prozentsatz zu dem, was der Käufer bezahlt, auf der Grundlage der Lieferantenkosten für Kosmetikverpackungsmaterialien hinzugefügt werden.

Schlussfolgerung

Der Prozess, der zu Angeboten und Offerten zwischen Käufern und Lieferanten führt, beinhaltet den Austausch von Informationen über die Spezifikationen von Kosmetikverpackungen. Dieser Prozess beginnt mit einem RFI. Nachdem ein Lieferant eine Ausschreibung oder RFQ erhalten hat, gibt er Angebote ab, die den Preis der Waren und Dienstleistungen mitbestimmen.