Менеджеры по закупкам должны отправлять запросы своим поставщикам для предоставления информации о своих товарах или услугах. Информация, полученная от поставщиков, должна быть переведена в официальные условия контракта, прежде чем контракт может иметь место. Далее объясняются три типа информационных запросов, а также различные ситуации для чего и когда запрашивать.
RFI представляет интерес покупателя к анализу рынка относительно альтернатив и возможностей. Это запрос, в котором покупатель обычно спрашивает поставщиков о типах товаров и услуг, которые они могут предоставить, и в чем их отличие от конкурентов. Вот примеры RFI для косметической упаковки:
Этот запрос не включает никаких заявлений о намерении подписать контракт. В то же время покупатели должны помнить, что поставщики обычно реагируют на требующий много времени RFI, только если они ожидают, что процесс продолжится в направлении RFP или RFQ.
Обычно этап RFI является сигналом для поставщика, что покупатель думает, что он знает, чего хочет, но ему необходимо собирать более глубокую информацию, не принимая формальных обязательств. Обычно это приводит к этапам запроса предложений и запроса предложений, поскольку покупатель уже сузил выбор поставщиков после проведения тщательной оценки.
После того, как покупатель получает представление о рынке и создает отчет о работе, который включает требования к производительности, он выдает запрос предложений. Этот запрос может касаться требований, касающихся прочности, гибкости и огнестойкости, не подчеркивая, из каких материалов сделаны. Этот запрос иногда касается нестандартных или очень сложных предметов, которые могут требовать консультации с поставщиком.
Поставщик предоставляет подробную информацию о том, как потребности покупателя будут удовлетворяться по конкретным ценам. Затем мяч возвращается на площадку покупателя, что приводит к пересмотру требований с последующим согласованием точных условий. Этап запроса предложений отражает более определенный интерес со стороны покупателя, которому просто нужна более конкретная информация о ценах и надежности поставщиков.
Вот примеры деталей, используемых в предложениях:
Заключительным этапом процесса, предшествующего контакту, является запрос цен, который выдается покупателю, когда он готов обсудить техническое задание, в котором содержатся точные спецификации необходимых товаров или услуг, которые необходимо приобрести. Запрос, который следует за оценкой заявок, может сопровождать конкурсные торги и обычно не требует подробных переговоров.
Запрос цен хорошо подходит для закупки стандартных или хорошо известных изделий в отрасли благодаря предварительным требованиям к спецификациям. Затем покупатель компилирует ответы поставщика, переводит информацию в договорную форму и представляет официальный запрос предложения. Он может быть отправлен только одному поставщику или может привлечь несколько поставщиков к участию в конкурсе.
В конечном итоге, заключительным этапом является заключение договора между покупателем и поставщиком. В договоре подробно изложены обязанности покупателя, такие как условия оплаты или порядок исполнения договора. Некоторые контракты имеют несколько соглашений о платежах и неплатежах. Вот примеры элементов в запросах цитаты:
Условия договора обычно согласовываются между покупателем и продавцом. Контракты с фиксированной ценой указывают, что покупатель будет платить независимо от затрат на исполнение. В этом случае фиксированный процент может быть добавлен к тому, что покупатель платит, исходя из затрат поставщика на косметические упаковочные материалы.
Процесс, который приводит к предложениям и предложениям между покупателями и поставщиками, включает обмен информацией о спецификациях упаковки для косметики. Этот процесс начинается с RFI. После того, как поставщик получает RFP или RFQ, они подают заявки, которые помогают сформировать цену товаров и услуг.